Responsable Accueil : exploiter l’IA pour piloter et organiser son service  Présentiel

🎯Pourquoi suivre cette formation ?

La fonction Accueil est aujourd'hui un levier stratégique pour la gestion des flux visiteurs et la dynamisation de l'économie touristique locale. Les Responsables Accueil assurent la gestion des différents points d'accueil, l'analyse des fréquentations, l'optimisation des ressources humaines et techniques de son service pour permettre la meilleure expérience de service possible sur l'ensemble des points de contact de l'Office de Tourisme et plus globalement la meilleure expérience de séjour.

Dans un contexte où les attentes évoluent et où l'efficacité opérationnelle est déterminante, l'intelligence artificielle devient un outil très pertinent. Elle permet d'analyser plus vite les données, piloter les indicateurs clés du service accueil, d'aider à la prise de décision et de planifier avec précision les actions à entreprendre. Cette formation apporte aux participants des méthodes concrètes et des solutions directement applicables pour intégrer l'IA dans le management de la fonction Accueil, optimiser sa performance, fluidifier les parcours client et ainsi renforcer l'attractivité de la destination et contribuer activement à la vitalité économique du territoire.

A l'issue de la formation, les participants seront capables de :

• Comprendre comment l'intelligence artificielle peut optimiser le management stratégique et opérationnel de la fonction Accueil de l'Office et de la Destination.
• Être capable de déployer efficacement des outils d'IA pour améliorer le pilotage quotidien et stratégique du service Accueil

I. COMPRENDRE ET PREPARER L'USAGE DE L'IA DANS LA GESTION ET LE PILOTAGE D'UN SERVICE  ACCUEIL 

• Panorama des outils IA adaptés aux Offices de Tourisme (chatbots, assistants rédactionnels, outils d'analyse de flux)
• Identifier les usages pertinents pour le service Accueil (FAQ automatisée, traduction instantanée, synthèse des demandes visiteurs)
• Enjeux éthiques et réglementaires (RGPD, confidentialité des données)
• Exemples concrets de mise en oeuvre opérationnelle 

🛠️ Atelier pratique : analyser ses processus d'accueil et repérer les tâches répétitives pouvant être optimisées par l'IA

II. PILOTER ET ORGANISER SON SERVICE AVEC L'IA

• Définition et suivi des indicateurs clés d'activité et de performance (temps de traitement des demandes, satisfaction visiteurs, flux par canal)
• Anticipation des flux et optimisation des ressources humaines (planning saisonnier, répartition des tâches)
• Exploitation des données pour faciliter la prise de décision Exemples concrets : générer un rapport synthétique des demandes visiteurs de la semaine, automatiser la mise à jour des documents d'accueil

🛠️ Atelier pratique : création d'un tableau de bord piloté par IA à partir des données existantes de son OT

III. DEPLOYER L'IA AU QUOTIDIEN ET PLAN D'ACTION PERSONNALISE 

• Création d'assistants et outils IA pour le service (réponses types, guides d'accueil, modèles de communication interne)
• Structuration des procédures et supports pour gagner du temps et fiabiliser l'information
• Élaboration d'un plan d'action concret pour intégrer l'IA dans son service

🛠️ Ateliers pratiques :

Construction d'un assistant IA pour répondre aux questions fréquentes des visiteurs

Rédaction automatisée de documents internes (briefing saisonniers, guides pratiques)

Planification d'actions prioritaires pour les 3 prochains mois

Toute personne chargée de diriger et de gérer un service d'accueil 

• Responsable Accueil/Qualité au sein d'un Office de Tourisme
• Responsable ou Référent d'un Bureau d'Information Touristique
• Direction d'un Office de Tourisme
• Conseiller en séjour responsable des missions traitées lors de cette formation

La formation comprend une :

• une évaluation initiale des stagiaires,
• un recensement de leurs besoins,
• un suivi continu de leur progression, 
• une évaluation finale des acquis en fonction des objectifs pédagogiques visés.

La satisfaction des participants est mesurée par des questionnaires à chaud et à froid.

Un certificat de réalisation est transmis au stagiaire à l'issue de la formation.

En présentiel comme en distanciel, nous nous engageons à mobiliser tous les moyens à notre disposition pour adapter au mieux nos formations à vos besoins spécifiques.

Pour toute demande particulière ou pour discuter de vos besoins en matière d'accessibilité, nous vous invitons à prendre contact avec notre référent Handicap, Kouamé LECHEVALIER,  

formation@offices-tourisme-sud.fr ou au 04 42 16 80 17.

Délais d'accès à la formation :

Les inscriptions peuvent être acceptées jusqu'à 7 jours avant le début de la session de formation. Les demandes d'inscription de dernière minute seront examinées au cas par cas.
La validation de l'inscription d'une personne en situation de handicap dépendra des aménagements nécessaires, ce qui pourrait influencer le délai d'accès mentionné ci-dessus. Notre référent handicap est à votre disposition pour évaluer la faisabilité et vous orienter si nécessaire.
Nos sessions de formation sont généralement garanties à partir de 5 participants.

Pour les formations intra-entreprise, les délais d'accès peuvent varier entre 1 et 4 mois selon la complexité de la demande initiale.

Modalités d'inscription :

L'inscription à nos formations s'effectue en ligne via notre catalogue de formation à l'aide d'un formulaire dédié.
Une fois votre demande soumise, un accusé de réception vous sera envoyé par courriel pour confirmer la bonne réception de votre demande.
Notre équipe s'engage à traiter votre demande dans les meilleurs délais.
Votre employeur (ou vous-même si vous êtes demandeur d'emploi) recevra ensuite par courriel le programme, le devis et la convention de formation, qui devront être retournés signés électroniquement (par votre employeur ou par vous-même si vous êtes demandeur d'emploi). Ces documents seront requis si vous souhaitez bénéficier d'une prise en charge auprès de votre OPCO.
L'inscription à une formation est considérée comme ferme et définitive à réception de la convention de formation signée.

Les convocations seront envoyées à J-7 avant le début de la formation, sous réserve qu'un nombre suffisant de participants soit atteint.
En cas de report d'une session, nous informerons les participants au minimum 6 jours avant la date prévue et proposerons une alternative.