CURSUS Direction d'Office de Tourisme - Promo 2020

Dernière mise à jour : 10/08/2020

Formation hybride : présentiel et distanciel
Formation - action
Possibilité de coaching individuel
Objectifs pédagogiques
►► Définir et cadrer un projet dans son contexte
►► Appliquer les outils essentiels de planification et d'exécution des projets
►► Mettre en œuvre les outils de suivi opérationnels d'un projet
►► Savoir conclure un projet
►► Maîtriser les nouvelles obligations sociales des Offices de Tourisme, notamment dans le contexte post-confinement
►► Maîtriser les dispositifs permettant d'en limiter l'impact économique
►► Identifier les impacts de la réforme de la formation professionnelle pour les Office de Tourisme
►► Identifier et appliquer les nouvelles obligations juridiques des Offices de Tourisme
►► Anticiper la mise en œuvre éventuelle de la loi « Engagement et Proximité » sur son territoire
►► Identifier les impacts de la réforme de la taxe de séjour pour son Office de tourisme
►► Développer sa capacité à manager le changement en interne
►► Adapter le management aux situations de croissance d'activité, d'élargissement de zone de compétences, etc…
►► Mieux appréhender la culture du changement
►► Acquérir les mécanismes permettant de conduire le changement dans le temps
►► Définir sa feuille de route à 3 ans
►► Mettre en œuvre de nouvelles activités génératrices de revenus
►► Développer les cotisations et le partenariat
►► Détecter et répondre aux appels à proposition des bailleurs de fonds publics de la Région
►► Optimiser le retour de la taxe de séjour dans le budget de l'Office de Tourisme
►► Analyser l'activité de l'Office de Tourisme
►► Évaluer et présenter le patrimoine de l'Office de Tourisme
►► Diagnostiquer rapidement les forces et les faiblesses de son Office de Tourisme
►► Détecter et répondre aux appels à proposition des bailleurs de fonds publics de la Région
►► Échanger les bonnes pratiques et les expériences entre Offices de Tourisme
►► Ajuster au mieux le temps dont on dispose
►► Gagner du temps en quantité
►► Optimiser le temps en qualité
►► Savoir hiérarchiser les priorités
►► Maîtriser les outils de gestion du temps
Description
DOT 1 :
Gestion des projets internes de l'Office de Tourisme en lien avec les équipes

Durée : 2 jours - Dates : 16 et 17 septembre 2020 à Aix-en-Provence

Jour 1 :
Introduction et concepts essentiels
  • Définir le projet
  • Les clés du succès – les causes de l'échec
  • Traité des meilleures pratiques
Validation Connaissances : découverte du cas fil rouge et organisation du travail
La phase amont du projet
  • Cadrer le projet et prendre un bon départ
  • Étude de faisabilité : comprendre le besoin du client
  • Pitcher son projet : convaincre un contributeur
Validation Connaissances : Rédaction de la matrice FFMO
La fondation de l'équipe
  • Les acteurs du projet : identifier les acteurs clés
  • Définir la contribution de chacun
  • Définir la méthodologie de travail commune
Validation Connaissances : Rédaction de la carte des acteurs
Ancrage journée 1 : Quiz

Jour 2 :
La planification du projet
  • Evaluer la charge de travail
  • Planifier les activités du projet
  • Évaluer les risques
Validation Connaissances : Rédaction de la grille de cartographie des risques du cas
Le pilotage du projet
  • Le lancement de projet : kick off meeting
  • Le suivi du projet : modification, actualisation, arrêt d'un projet
  • Animer des réunions de projet
Validation Connaissances : conception d'un tableau de bord projet
La clôture du projet
  • Délivrer
  • Capitaliser par le retour d'expériences
  • Documenter le tableau de suivi de projet
Validation Connaissances : la fiche de bilan du projet

DOT 2 :
Les actualités sociales, fiscales, comptables et juridiques des Offices de Tourisme

Durée : 1 jour - Date : 14 octobre 2020 à Aix-en-Provence

1ÈRE PARTIE – ACTUALITÉS SOCIALES DES OFFICES DE TOURISME
Limiter l'impact économique de la pandémie
  • Le recours à l'activité partielle (chômage partiel)
  • L'arrêt de travail pour garde d'enfants
  • Les demandes de délai sur charges sociales et fiscales
Mettre l'Office de Tourisme en conformité
  • La mise en œuvre d'une charte télétravail post-confinement
  • L'actualisation du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels
Les impacts des ordonnances Travail et de la loi Pacte
  • La nouvelle articulation accords de branche et accords d'entreprise
  • La réforme des IRP et l'institution du Comité Social et Économique
  • La réforme des indemnités prud'homales
  • La fin du contrat de travail
  • Les impacts de la loi pacte : seuil d'effectifs et règlement intérieur
La réforme de la formation professionnelle
  • Le nouveau compte personnel de formation (CPF)
  • Le CPF de transition
  • Le nouveau cadre de l'entretien professionnel
  • Le calendrier et les taux de la contribution formation des Office de Tourisme
L'actualité sociale « Paie »
  • Point sur les évolutions de charges sociales
  • Les réductions de charges (Fillon, heures supplémentaires, ...)
  • L'évaluation du budget de masse salariale de l'Office de tourisme
Actualités conventionnelles et mesures diverses
  • Les évolutions conventionnelles récentes
  • L'affiliation en retraite complémentaire des salariés en Epic
  • Le compte-épargne temps
  • Le panorama des contrats aidés pour les OT

2ÈME PARTIE – ACTUALITÉS JURIDIQUESDES OFFICES DE TOURISME
  • La loi Engagement et Proximité du 27/12/19 : quel impact potentiel sur l'Office de tourisme et sur la compétence tourisme du territoire ?
  • Le champ d'application du Code des Marchés Publics pour les Offices de Tourisme
  • Les possibilités de bénéficier d'une TVA à taux réduit sur les publications
  • Le RGPD : impacts pour les OT et mise en oeuvre du nouveau règlement
  • La réforme de la taxe de séjour : positionnement de l'OT dans la collecte de la taxe, taxation des hébergements non classés, collecte de la taxe par les plateformes, numéro d'enregistrement et plafonnement à 120 jours de location : champ d'application et territoires concernés, modalités de taxation d'office

DOT 3 :
Conduite du changement et Management des Compétences
Durée : 2 jours - Dates : 5 et 6 novembre 2020 à Aix-en-Provence

Jour 1 : Appréhender le changement

Contexte de la conduite du changement :
  • Analyse du contexte de développement des Offices de Tourisme et de leurs nouveaux métiers
  • Impact sur le management des ressources humaines
  • La notion de changement : changements «actés» par les dirigeants ; rôle personnel des managers dans l'accompagnement des changements
Appréhender le cadre culturel de l'entreprise :
  • Les critères propres aux différentes cultures : culture de l'honneur, culture du contrat, culture du consensus
  • Utiliser à bon escient les caractéristiques de la culture de l'entreprise
Adapter son management aux changements de l'entreprise :
  • Identifier les différents filtres qui influencent la perception du monde qui nous entoure
  • Faire le point sur l'efficacité de son management : dysfonctionnements, ressources pour rebondir

Jour 2 : Conduire le changement au quotidien
Conduire le changement au quotidien :
  • Changement imposé, changement intégré
  • Inscrire les objectifs dans une vision
  • Les indispensables relais : saisir les opportunités «d'alliance» avec son réseau interne
  • Développer sa flexibilité pour accélérer le changement
Discerner les phénomènes de résistances au changement et les surmonter :
  • Devancer le poids des modes, des routines et des habitudes
  • Tenir compte des étapes incontournables : refus, doute, critique, deuil, acceptation
  • Comment faire passer les changements de stratégie auprès de ses équipes ?
  • Comprendre le monde de l'autre
  • Les différentes stratégies face au changement
  • Valoriser les actes qui génèrent de l'avancement dans le projet
  • Mise en pratique sur la base des éléments vus précédemment
Synthèses et correctifs
Mise en place d'un plan d'action de conduite du changement

  • Élaboration d'une feuille de route

DOT 4 :
Optimisation budgétaire et autofinancement de mon Office de Tourisme
Durée : 2 jours - Dates : 16 et 26 novembre 2020 à Aix-en-Provence

JOUR 1
Introduction :  Les enjeux de l'auto-financement pour le compte d'exploitation de l'Office de Tourisme
Développer les réponses aux appels à projet des bailleurs de fonds de la Région et du Département

  • Rappel des différentes catégories de subventions : exploitation, investissement, projet
  • Les appels à projet visant à favoriser l'innovation touristique
  • La prise en compte des objectifs du fonds d'innovation touristique
  • Les appels à projet relatifs à l'engagement associatif
  • Les appels à projet en direction des territoires
  • La prise en compte du schéma régional et département de développement touristique
  • Les facteurs clés de succès des demandes de subventions
Développer des activités génératrices de revenus
  • Rappel des conséquences de la mise en œuvre d'une activité commerciale au sein de l'Office de Tourisme
  • La mise en œuvre de prestations génératrices de revenus
  • La création et/ou l'optimisation d'une boutique
  • Le développement de partenariats privés
  • Le sponsoring et le mécénat
  • Les développements des ressources liées au NTIC
  • Les bonnes pratiques des OT
Mettre en œuvre des investissements générateurs de revenus
  • Comment mesurer le retour sur investissement ?
  • Le calcul du taux de rentabilité de l'investissement
Développer les cotisations
  • Optimiser le montant de cotisations des socioprofessionnels
  • Développer de nouvelles cotisations
  • Moduler le montant des cotisations
Optimiser le recouvrement de la taxe de séjour pour l'OTSI
  • Déterminer le potentiel de taxe de séjour de son territoire
  • Optimiser le rendement de la taxe de séjour
  • Les arguments pour un retour de la taxe de séjour dans le budget de l'Office

JOUR 2
Mesurer l'activité de l'OTSI
  • La distinction Charges/Produits
  • La formation du résultat
  • L'analyse des marges de l'OT par les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG)
  • La mise en couleurs du Compte de Résultat
  • Travaux pratiques : diagnostic de l'activité d'un OTSI régional
Evaluer le patrimoine de l'OTSI
  • La distinction Actif/Passif
  • La présentation d'un Bilan Fonctionnel
  • La mesure de la solvabilité et de la liquidité
  • La présentation des ratios de bilans significatifs : mise en couleurs du Bilan
La construction d'un diagnostic financier « flash »
  • Les données élémentaires à intégrer
  • Les leviers d'amélioration des résultats
  • Les clignotants d'alerte : détecter les signaux avant coureurs de difficultés au travers de postes clés
  • Le diagnostic financier de l'OT
  • Travaux pratiques : préparation de la journée 2 avec construction d'un diagnostic flash/Directeur/trice.

DOT 5 :
Gestion et optimisation du temps, des priorités et des plannings
Durée : 2 jours - Dates : 7 et 8 novembre 2020 à Aix-en-Provence

Les enjeux de la gestion du temps
Les causes de nos débordements

  • L'excès de programmation : ses bénéfices secondaires
  • Avoir le temps ou le prendre : le concept d'investissement temps
  • Les voleurs de temps : portes ouvertes, téléphone etc.
  • Savoir anticiper et évaluer le temps de nos activités
  • Apprendre à dire non
  • Les ordres intérieurs selon l'analyse Transactionnelle
Apprendre à se fixer de bons objectifs
  • Qu'est ce qu'un bon objectif ?
  • La notion d'objectif S.M.A.R.T.
  • La technique de la fragmentation
L'important et l'urgent
  • L'analyse du temps professionnel
  • Apprendre à ordonner et à hiérarchiser nos priorités selon nos critères (plaisir, urgence, importance...)
  • La hiérarchisation des tâches
Les outils de la gestion du temps
  • Apprendre à faire un plan de journée en 4 étapes : la do list, l'évaluation temporelle de chaque tâche, la priorisation (l'important et l'urgent), la planification
  • Rajouter les imprévus dans le Capital Temps maîtrisé (CTM)
  • Principe de regroupement des tâches
  • Les alternatives si manque de temps : annuler, reporter, déléguer…
  • Apprendre à travailler en équipe
  • Anticiper les bonnes chaînes causales
  • Eliminer les doublons et les actions inachevées
  • Savoir déléguer
  • Apprendre à travailler en équipe
Public visé
Direction actuelle ou future, Responsables, Assistants de Direction, Elus des Offices de Tourisme
Prérequis
Aucun
Modalités pédagogiques
  • Alternance de méthodes affirmatives et actives
  • Alternance d'apports théoriques et d'exemples appliqués au contexte des Offices de Tourisme
  • Travail sur le dossier de chaque participant
  • Ateliers et échange de bonnes pratiques entre participants
  • Etudes de cas (théoriques et réelles)
  • Mises en situation
  • Visio-conférence
  • Évaluation formative

Nous sommes convaincus qu'une formation est efficace lorsque ses contenus ont pu être mis en place rapidement « sur le terrain » par les apprenant.e.s. Nous avons donc décidé sur ce parcours DOT de vous proposer sur demande un coaching post formation afin de suivre vos évolutions à un semaine, puis un mois. Ce suivi post-formation prend la forme d'un coaching individuel et sera effectué à distance (téléphone ou Zoom). Sera mise en place une fiche de suivi personnalisée. Celle-ci intégrera dans un calendrier tutoral, les objectifs à atteindre, les difficultés rencontrées et les solutions partagées.



 
Moyens et supports pédagogiques
Support Powerpoint et des outils méthodologiques
Fiche de suivi personnalisée

Se rapporter à la fiche programme correspondant au cursus DOT
Modalités d'évaluation et de suivi
Évaluations formatives

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