CURSUS Direction d'Office de Tourisme Mixte : présentiel / à distance

OBJECTIFS GENERAUX

• Savoir travailler en mode projet
• Maîtriser le nouveau cadre réglementaire des Offices de Tourisme
• S'outiller pour accompagner le changement en interne
• S'approprier une démarche RSE pour l'appliquer à son management d'équipe
• Identifier les leviers de financement et d'auto-financement de mon Office de Tourisme
• Savoir optimiser son temps de travail

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES DOT 1 

• Identifier la répartition des rôles au sein d'un projet quel que soit sa taille
• Sélectionner un mode opératoire pour définir et cadrer un projet
• Utiliser les outils essentiels de planification et d'exécution des projets
• Mettre en pratique des outils de capitalisation de fin de projet

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES DOT 2

• Maîtriser les nouvelles obligations sociales des offices de tourisme
• Identifier les impacts de la réforme de la formation professionnelle pour les OT
• Maîtriser le cadre fiscal des Offices de tourisme, selon leur forme juridique
• Identifier et appliquer les nouvelles obligations juridiques des Offices de Tourisme
• Identifier le champ d'application du code de la commande publique pour les OT
• Identifier les impacts de la réforme de la taxe de séjour pour son Office de tourisme

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES DOT 3

• Identifier et connaître les leviers pour mettre en oeuvre de nouvelles activités génératrices de revenus
• Identifier de nouveaux investissements générateurs de revenus
• Identifier et savoir solliciter les appels à proposition des bailleurs de fonds publics de la Région
• Développer les recettes de taxe de séjour du territoire
• Identifier le processus de construction budgétaire
• S'exercer à analyser l'activité de votre OT
• Évaluer le patrimoine de votre OT
• Mettre en pratique un diagnostic « flash » de votre structure

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES DOT 4

• Connaître et intégrer les mécanismes du changement
• S'outiller pour manager le changement en interne
• Détecter les talents pour co-construire le changement
• Acquérir les mécanismes permettant de conduire le changement dans le temps
• Définir votre feuille de route à 3 ans

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES DOT 5   

• S'approprier une démarche RSE pour mieux l'appliquer à son OT et à son management d'équipe 
• Manager ses équipes de façon plus agile en intégrant la RSE comme fil conducteur
• Tester de nouveaux modes de management plus collaboratifs
• Bénéficier d'outils pratiques pour faire évoluer son management d'équipe en intégrant une politique RSE

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES DOT 6

• Connaître les moyens et techniques pour ajuster au mieux le temps dont on dispose
• S'exercer à gagner du temps en quantité
• Distinguer comment optimiser le temps en qualité
• S'exercer à hiérarchiser les priorités
• Mettre en pratique des outils de gestion du temps

DOT 1

MANAGER ET GERER DES PROJETS INTERNES AVEC SES EQUIPES

Durée : 2 jours

Introduction et concepts essentiels

• Définir le projet
• Les clés du succès – les clés de l'échec
• Aperçu des meilleures pratiques

 La phase amont du projet

• Cadrer le projet et prendre un bon départ
• Etude de faisabilité : comprendre le besoin du client
• Identification des parties prenantes du projet
• Rédaction de la matrice FFMO

 La planification du projet

• Les acteurs du projet : la distribution des rôles
• Le planning du projet
• L'analyse des risques et leur suivi
• Grille de cartographie des risques du cas

Le pilotage du projet

• Le lancement de projet : kick off meeting
• Le suivi du projet : modification, actualisation, arrêt d'un projet
• La conclusion et la capitalisation
• La fiche de bilan du projet

DOT 2

OPTIMISER LE BUDGET ET DEVELOPPER L'AUTOFINANCEMENT DE MON OFFICE DE TOURISME

Durée : 2 jours (+ coaching individuel sur demande à distance)

 J1 : Les enjeux de l'autofinancement pour le compte d'exploitation de l'Office

• Développer des activités génératrices de revenus
  • Rappel des conséquences de la mise en œuvre d'une activité commerciale au sein de l'Office de Tourisme
  • La mise en œuvre de prestations génératrices de revenus
  • La création et/ou l'optimisation d'une boutique
  • Le développement de partenariats privés
  • Le sponsoring et le mécénat
  • Les développements des ressources liées au NTIC
  • Les bonnes pratiques des OT
• Développer les réponses aux appels à projet des bailleurs de fonds de la Région et du Département
  • Rappel des différentes catégories de subventions : exploitation, investissement, projet
  • La prise en compte du schéma régional et département de développement touristique
  • Les facteurs clés de succès des demandes de subventions
• Mettre en œuvre des investissements générateurs de revenus
  • Comment mesurer le retour sur investissement ?
  • Le calcul du taux de rentabilité de l'investissement
• Développer les cotisations
  • Optimiser le montant de cotisations des socio-professionnels
  • Développer de nouvelles cotisations
  • Moduler le montant des cotisations
• Optimiser le rendement de la taxe de séjour
  • Déterminer le potentiel de taxe de séjour de son territoire
  • Optimiser le rendement de la taxe de séjour
  • Les arguments pour un retour de la taxe de séjour dans le budget de l'Office

Jour 2

• La construction budgétaire
  • Définition
  • Les différents budgets selon la forme juridique
  • Les étapes de construction
• Mesurer l'activité de l'OT
  • La distinction Charges/Produits
  • La formation du résultat
  • L'analyse des marges de l'OT par les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG)
• Evaluer le patrimoine de l'OT
  • La distinction Investissements/Financements
  • La présentation d'un Bilan Fonctionnel
  • Les Les clignotants d'alerte : détecter les signaux avant-coureurs de difficultés au travers de certains postes clés
• La construction d'un diagnostic financier « flash »
  • Les données élémentaires à intégrer
  • Les leviers d'amélioration des résultats
  • La communication du diagnostic

DOT 3

MAITRISER LES ACTUALITES SOCIALES, FISCALES, COMPTABLES ET JURIDIQUES DES OFFICES DE TOURISME

Durée : 1 jour (+ coaching individuel sur demande à distance)

Actualités sociales des Offices de Tourisme

• Actualités conventionnelles et mesures diverses
  • L'accord de branche sur l'activité partielle de longue durée : présentation du dispositif
  • La nouvelle articulation accords de branche et accords d'entreprise
  • Les évolutions conventionnelles récentes
  • Le compte-épargne temps
  • Le panorama des contrats aidés pour les  OT
• La réforme de la formation professionnelle
  • Le compte personnel de formation (CPF)
  • Le CPF de transition
  • Le nouveau cadre de l'entretien professionnel
  • Le calendrier et les taux de la contribution formation des OT
• L'actualité sociale « Paie »
  • Point sur les évolutions de charges sociales
  • Les réductions de charges (Fillon, heures supplémentaires, ...)
  • L'évaluation du budget de masse salariale de l'Office de tourisme

Actualités juridiques des Offices de Tourisme

• La loi Engagement et Proximité du 27/12/19 : quel impact potentiel sur l'Office de tourisme et sur la compétence tourisme du territoire ?
• Le champ d'application du Code des Marchés Publics pour les OT
• Les possibilités de bénéficier d'une TVA à taux réduit sur les publications
• La réforme de la taxe de séjour :
  • Le positionnement de l'OT dans la collecte de la taxe
  • La taxation des hébergements non classés : les nouvelles règles de plafonnement
  • La collecte de la taxe par les plateformes
  • Le numéro d'enregistrement et le plafonnement à 120 jours de location : champ d'application et territoires concernés
  • Les modalités de mise en œuvre de la taxation d'office

DOT 4

CONDUIRE LE CHANGEMENT ET MANAGER LES COMPETENCES DE SES EQUIPES

Durée : 2 jours

Appréhender le changement

• Contexte de la conduite du changement
  • Analyse du contexte de développement des Offices de Tourisme et de leurs nouveaux métiers
  • Impact sur le management des ressources humaines
  • La notion de changement : changements «actés» par les dirigeants ; rôle personnel des managers dans l'accompagnement des changements
• Appréhender le cadre culturel de l'entreprise
  • Les critères propres aux différentes cultures : culture de l'honneur, culture du contrat, culture du consensus
  • Utiliser à bon escient les caractéristiques de la culture de l'entreprise
• Adapter son management aux changements de l'entreprise
  • Identifier les différents filtres qui influencent la perception du monde qui nous entoure
  • Faire le point sur l'efficacité de son management : dysfonctionnements, ressources pour rebondir

Conduire le changement au quotidien

• Conduire le changement au quotidien
  • Changement imposé, changement intégré
  • Inscrire les objectifs dans une vision
  • Les indispensables relais : saisir les opportunités «d'alliance» avec son réseau interne
  • Développer sa flexibilité pour accélérer le changement
• Discerner les phénomènes de résistances au changement et les surmonter
  • Devancer le poids des modes, des routines et des habitudes
  • Tenir compte des étapes incontournables : refus, doute, critique, deuil, acceptation
  • Comment faire passer les changements de stratégie auprès de ses équipes ?
  • Comprendre le monde de l'autre
  • Les différentes stratégies face au changement
  • Valoriser les actes qui génèrent de l'avancement dans le projet
• Synthèses et correctifs
• Mise en place d'un plan d'action de conduite du changement
  • Élaboration d'une feuille de route

DOT 5

MANAGER ET METTRE EN PLACE UNE DEMARCHE RSE DANS SON OFFICE DE TOURISME

Durée : 2 jours

Développement durable et RSE - Concepts et enjeux

• Enjeux et définition du développement durable et de la RSE
• Les points clés liés à la règlementation française et européenne
• Les principes de la Responsabilité Sociétale des Entreprises : approche risques/responsabilités
• Quel bilan aujourd'hui en France? 

Les changements induits par la RSE dans votre office de tourisme 

• Changement de l'échelle temps, référence espace, indicateurs de performance
• La prise en compte des parties prenantes
• Les nouveaux modèles économiques (économies de fonctionnalité, collaborative, circulaire,...)
• La RSE : source d'innovation, de nouveaux business
• L'impact sur les métiers (Achats, Ressources Humaines, Marketing, Communication, Logistique...)

Appliquer les principes de la RSE à son management d'équipe  

• Redonner du sens au travail, créer de l'engagement et de la motivation au sein de son équipe, développer l'autonomie
• Développer son empathie, son écoute et sa communication
• Intégrer les objectifs sociaux et sociétaux en amont de chaque projet d'équipe
• Valoriser et développer ses propres soft skills et ceux de ses collaborateurs 

Comprendre le lien entre RSE et management d'équipe

• S'approprier les grands principes de la RSE sur l'axe social du management d'équipe: principe de Responsabilité, d'Impact, d'Autonomie
• Quels outils pour intégrer les softs skills à son management? 
• Mettre en place des indicateurs de performance sociale et humaine et de bien être au travail

Réaliser un diagnostic et bilan de son propre management dans son organisation 

• Acquérir la méthode pour s'auto-évaluer et se faire évaluer par ses collaborateurs
• Savoir se remettre en question sans perdre son leadership
• Comprendre la différence entre ppouvoir et leadership
• Co-créer des innovations managériales avec son équipe pour être plus efficace et serein

DOT 6

GERER ET OPTIMISER SON TEMPS, SES PRIORITES ET SON PLANNING

Durée : 2 jours

Les causes de nos débordements

• L'excès de programmation : ses bénéfices secondaires
• Avoir le temps ou le prendre : le concept d'investissement temps
• Les voleurs de temps : portes ouvertes, téléphone etc.
• Savoir anticiper et évaluer le temps de nos activités
• Apprendre à dire non
• Les ordres intérieurs selon l'analyse Transactionnelle

Apprendre à se fixer de bons objectifs

• Qu'est ce qu'un bon objectif ?
• La notion d'objectif S.M.A.R.T.
• La technique de la fragmentation

L'important et l'urgent

• L'analyse du temps professionnel
• Apprendre à ordonner et à hiérarchiser nos priorités selon nos critères (plaisir, urgence, importance...)
• La hiérarchisation des tâches

Les outils de la gestion du temps

• Apprendre à faire un plan de journée en 4 étapes : la do list, l'évaluation temporelle de chaque tâche, la priorisation (l'important et l'urgent), la planification
• Rajouter les imprévus dans le Capital Temps maîtrisé (CTM)
• Principe de regroupement des tâches
• Les alternatives si manque de temps : annuler, reporter, déléguer…
• Apprendre à travailler en équipe
• Anticiper les bonnes chaînes causales
• Éliminer les doublons et les actions inachevées
• Savoir déléguer
• Apprendre à travailler en équipe

Etre en situation de management et d'encadrement (d'une équipe ou d'un service).

Etre amené à manager des projets en équipe.

• Alternance de méthodes affirmatives et actives,
• Alternance d'apports théoriques et d'exemples appliqués au contexte des offices de tourisme,
• Exercices pratiques, jeux de rôle et ateliers,
• Travail sur le dossier de chaque participant,
• Ateliers et échange de bonnes pratiques entre participants,
• Etudes de cas (théoriques et réelles),
• Mises en situation,
• Sessions en visio-conférence.

Nous sommes convaincus qu'une formation est efficace lorsque ses contenus ont pu être mis en place rapidement « sur le terrain » par les apprenant.e.s.

Nous vous proposons pour ce parcours un coaching sur demande entre les séances DOT 3 et DOT 4 et entre DOT 5 et DOT 6 afin de vous accompagner dans la mise en oeuvre de la formation sur votre poste de travail. 

Ce suivi prend la forme d'un coaching individuel et sera effectué à distance (téléphone ou Zoom). Sera mise en place une fiche de suivi personnalisée. Celle-ci intégrera dans un calendrier tutoral, les objectifs à atteindre, les difficultés rencontrées et les solutions partagées.

La formation comprend une :

• une évaluation initiale des stagiaires, 
• un recensement de leurs besoins,
• un suivi continu de leur progression, 
• une évaluation finale des acquis en fonction des objectifs pédagogiques visés.

La satisfaction des participants est mesurée par des questionnaires à chaud et à froid.

Un certificat de réalisation est transmis au stagiaire à l'issue de la formation.

En présentiel comme en distanciel, nous nous engageons à mobiliser tous les moyens à notre disposition pour adapter au mieux nos formations à vos besoins spécifiques.

Pour toute demande particulière ou pour discuter de vos besoins en matière d'accessibilité, nous vous invitons à prendre contact avec notre Référente Handicap, Marie CHARPENTIER, à qualification@offices-tourisme-sud.fr ou au 04 42 16 80 18.

Délais d'accès à la formation :

Les inscriptions peuvent être prises en compte jusqu'à 7 jours avant le début de la session de formation. Les inscriptions de dernière minute seront étudiées au cas par cas.
La validation de l'inscription d'une personne en situation de handicap dépendra des aménagements éventuellement nécessaires pouvant impacter le délai d'accès mentionné ci-dessus. Notre référente handicap est à votre écoute pour valider la faisabilité et vous réorienter le cas échéant.
Nos sessions de formation sont habituellement garanties à partir de 5 stagiaires. 

Pour les formations en intra, les délais d'accès peuvent varier entre 1 et 4 mois selon la complexité de la demande et la disponibilité du formateur pressenti.

Modalités d'inscription :

L'inscription à nos formations s'effectue en ligne depuis notre catalogue de formation via un formulaire d'inscription.
Une fois votre demande d'inscription en ligne effectuée, un accusé de réception vous est envoyé par mail vous confirmant la bonne réception de votre demande.
Notre équipe s'engage à traiter votre demande dans les meilleurs délais. 
Votre employeur (ou vous même si vous êtes demandeur d'emploi) recevra ensuite par mail le programme, le devis et la convention de formation, à nous retourner signés électroniquement (par votre employeur ou vous-même si vous êtes demandeur d'emploi). Ces éléments vous seront demandés si vous souhaitez effectuer une prise en charge auprès de votre OPCO.
L'inscription a une formation est considérée comme ferme et définitive à réception de la convention de formation signée.

Les convocations sont envoyées à J-7 avant le début de la formation, sous réserve d'un nombre suffisant de participants à la session. 
En cas de report d'une session, nous prévenons les participants au minimum 6 jours avant la formation et proposons une alternative.

Le parcours de formation est assuré par un pool de 4 formateurs experts dans leurs domaines d'intervention

- Cédric ANGELIER est formateur et expert en Conduite et Management de Projet.

Passionné par la transmission et le développement des compétences, Cédric se considère comme un accélérateur de particules apprenantes.

- Gilles THOMAS est formateur - consultant spécialisé en gestion et pilotage des activités touristiques. Gilles dispose également de plus de 10 ans d'expérience en tant que contrôleur de gestion et directeur administratif et financier dans le secteur de la restauration.

- Aubert ALLAL, Psychologue et thérapeute de métier, Aubert forme depuis de nombreuses années le personnel des offices de tourisme à la gestion du temps, des conflits, à l'affirmation de soi et à la prise de parole en public.

- Florent LIONNET, consultant formateur en RH, management et stratégie et coach de dirigeant.

• Admission sans disposition particulière