CURSUS Direction d'Office de Tourisme - Promo 2020

Dernière mise à jour : 18/09/2020

Formation hybride : présentiel et distanciel
Formation - action
Possibilité de coaching individuel
Objectifs de la formation
► Définir et cadrer un projet dans son contexte
► Appliquer les outils essentiels de planification et d'exécution des projets
► Mettre en œuvre les outils de suivi opérationnels d'un projet
► Savoir conclure un projet
► Maîtriser les nouvelles obligations sociales des Offices de Tourisme, notamment dans le contexte post-confinement
► Maîtriser les dispositifs permettant d'en limiter l'impact économique
► Identifier les impacts de la réforme de la formation professionnelle pour les Office de Tourisme
► Identifier et appliquer les nouvelles obligations juridiques des Offices de Tourisme
► Anticiper la mise en œuvre éventuelle de la loi « Engagement et Proximité » sur son territoire
► Identifier les impacts de la réforme de la taxe de séjour pour son Office de tourisme
► Développer sa capacité à manager le changement en interne
► Adapter le management aux situations de croissance d'activité, d'élargissement de zone de compétences, etc…
► Mieux appréhender la culture du changement
► Acquérir les mécanismes permettant de conduire le changement dans le temps
► Définir sa feuille de route à 3 ans
► Mettre en œuvre de nouvelles activités génératrices de revenus
► Développer les cotisations et le partenariat
► Détecter et répondre aux appels à proposition des bailleurs de fonds publics de la Région
► Optimiser le retour de la taxe de séjour dans le budget de l'Office de Tourisme
► Analyser l'activité de l'Office de Tourisme
► Évaluer et présenter le patrimoine de l'Office de Tourisme
► Diagnostiquer rapidement les forces et les faiblesses de son Office de Tourisme
► Détecter et répondre aux appels à proposition des bailleurs de fonds publics de la Région
► Échanger les bonnes pratiques et les expériences entre Offices de Tourisme
► Ajuster au mieux le temps dont on dispose
► Gagner du temps en quantité
► Optimiser le temps en qualité
► Savoir hiérarchiser les priorités
► Maîtriser les outils de gestion du temps
Description
DOT 1 :
Gestion des projets internes de l'Office de Tourisme en lien avec les équipes

Durée : 2 jours - Dates : 9 & 10 Novembre 2020 à Aix-en-Provence

Jour 1 :
Introduction et concepts essentiels
  • Définir le projet
  • Les clés du succès – les causes de l'échec
  • Traité des meilleures pratiques
Validation Connaissances : découverte du cas fil rouge et organisation du travail
La phase amont du projet
  • Cadrer le projet et prendre un bon départ
  • Étude de faisabilité : comprendre le besoin du client
  • Pitcher son projet : convaincre un contributeur
Validation Connaissances : Rédaction de la matrice FFMO
La fondation de l'équipe
  • Les acteurs du projet : identifier les acteurs clés
  • Définir la contribution de chacun
  • Définir la méthodologie de travail commune
Validation Connaissances : Rédaction de la carte des acteurs
Ancrage journée 1 : Quiz

Jour 2 :
La planification du projet
  • Evaluer la charge de travail
  • Planifier les activités du projet
  • Évaluer les risques
Validation Connaissances : Rédaction de la grille de cartographie des risques du cas
Le pilotage du projet
  • Le lancement de projet : kick off meeting
  • Le suivi du projet : modification, actualisation, arrêt d'un projet
  • Animer des réunions de projet
Validation Connaissances : conception d'un tableau de bord projet
La clôture du projet
  • Délivrer
  • Capitaliser par le retour d'expériences
  • Documenter le tableau de suivi de projet
Validation Connaissances : la fiche de bilan du projet

DOT 2 :
Les actualités sociales, fiscales, comptables et juridiques des Offices de Tourisme

Durée : 1 jour - Date : 19 Novembre 2020 à distance + coaching individuel sur demande à distance

1ÈRE PARTIE – ACTUALITÉS SOCIALES DES OFFICES DE TOURISME
Limiter l'impact économique de la pandémie
  • Le recours à l'activité partielle (chômage partiel)
  • L'arrêt de travail pour garde d'enfants
  • Les demandes de délai sur charges sociales et fiscales
Mettre l'Office de Tourisme en conformité
  • La mise en œuvre d'une charte télétravail post-confinement
  • L'actualisation du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels
Les impacts des ordonnances Travail et de la loi Pacte
  • La nouvelle articulation accords de branche et accords d'entreprise
  • La réforme des IRP et l'institution du Comité Social et Économique
  • La réforme des indemnités prud'homales
  • La fin du contrat de travail
  • Les impacts de la loi pacte : seuil d'effectifs et règlement intérieur
La réforme de la formation professionnelle
  • Le nouveau compte personnel de formation (CPF)
  • Le CPF de transition
  • Le nouveau cadre de l'entretien professionnel
  • Le calendrier et les taux de la contribution formation des Office de Tourisme
L'actualité sociale « Paie »
  • Point sur les évolutions de charges sociales
  • Les réductions de charges (Fillon, heures supplémentaires, ...)
  • L'évaluation du budget de masse salariale de l'Office de tourisme
Actualités conventionnelles et mesures diverses
  • Les évolutions conventionnelles récentes
  • L'affiliation en retraite complémentaire des salariés en Epic
  • Le compte-épargne temps
  • Le panorama des contrats aidés pour les OT

2ÈME PARTIE – ACTUALITÉS JURIDIQUES DES OFFICES DE TOURISME
  • La loi Engagement et Proximité du 27/12/19 : quel impact potentiel sur l'Office de tourisme et sur la compétence tourisme du territoire ?
  • Le champ d'application du Code des Marchés Publics pour les Offices de Tourisme
  • Les possibilités de bénéficier d'une TVA à taux réduit sur les publications
  • Le RGPD : impacts pour les OT et mise en oeuvre du nouveau règlement
  • La réforme de la taxe de séjour : positionnement de l' OT dans la collecte de la taxe, taxation des hébergements non classés, collecte de la taxe par les plateformes, numéro d'enregistrement et plafonnement à 120 jours de location : champ d'application et territoires concernés, modalités de taxation d'office

DOT 3 :
Conduite du changement et Management des Compétences
Durée : 2 jours - Dates : 10 & 11 Décembre 2020 à Aix-en-Provence

Jour 1 : Appréhender le changement

Contexte de la conduite du changement :
  • Analyse du contexte de développement des Offices de Tourisme et de leurs nouveaux métiers
  • Impact sur le management des ressources humaines
  • La notion de changement : changements «actés» par les dirigeants ; rôle personnel des managers dans l'accompagnement des changements
Appréhender le cadre culturel de l'entreprise :
  • Les critères propres aux différentes cultures : culture de l'honneur, culture du contrat, culture du consensus
  • Utiliser à bon escient les caractéristiques de la culture de l'entreprise
Adapter son management aux changements de l'entreprise :
  • Identifier les différents filtres qui influencent la perception du monde qui nous entoure
  • Faire le point sur l'efficacité de son management : dysfonctionnements, ressources pour rebondir

Jour 2 : Conduire le changement au quotidien
Conduire le changement au quotidien :
  • Changement imposé, changement intégré
  • Inscrire les objectifs dans une vision
  • Les indispensables relais : saisir les opportunités «d'alliance» avec son réseau interne
  • Développer sa flexibilité pour accélérer le changement
Discerner les phénomènes de résistances au changement et les surmonter :
  • Devancer le poids des modes, des routines et des habitudes
  • Tenir compte des étapes incontournables : refus, doute, critique, deuil, acceptation
  • Comment faire passer les changements de stratégie auprès de ses équipes ?
  • Comprendre le monde de l'autre
  • Les différentes stratégies face au changement
  • Valoriser les actes qui génèrent de l'avancement dans le projet
Synthèses et correctifs
Mise en place d'un plan d'action de conduite du changement

  • Élaboration d'une feuille de route

DOT 4 :
Optimisation budgétaire et autofinancement de mon Office de Tourisme
Durée : 2 jours - Dates : le 15 Janvier 2021 à Aix-en-Provence et le 26 Janvier 2021 à distance + coaching individuel sur demande à distance

JOUR 1
Introduction :  Les enjeux de l'auto-financement pour le compte d'exploitation de l'Office de Tourisme
Développer les réponses aux appels à projet des bailleurs de fonds de la Région et du Département

  • Rappel des différentes catégories de subventions : exploitation, investissement, projet
  • Les appels à projet visant à favoriser l'innovation touristique
  • La prise en compte des objectifs du fonds d'innovation touristique
  • Les appels à projet relatifs à l'engagement associatif
  • Les appels à projet en direction des territoires
  • La prise en compte du schéma régional et département de développement touristique
  • Les facteurs clés de succès des demandes de subventions
Développer des activités génératrices de revenus
  • Rappel des conséquences de la mise en œuvre d'une activité commerciale au sein de l'Office de Tourisme
  • La mise en œuvre de prestations génératrices de revenus
  • La création et/ou l'optimisation d'une boutique
  • Le développement de partenariats privés
  • Le sponsoring et le mécénat
  • Les développements des ressources liées au NTIC
  • Les bonnes pratiques des OT
Mettre en œuvre des investissements générateurs de revenus
  • Comment mesurer le retour sur investissement ?
  • Le calcul du taux de rentabilité de l'investissement
Développer les cotisations
  • Optimiser le montant de cotisations des socioprofessionnels
  • Développer de nouvelles cotisations
  • Moduler le montant des cotisations
Optimiser le recouvrement de la taxe de séjour pour l'OT
  • Déterminer le potentiel de taxe de séjour de son territoire
  • Optimiser le rendement de la taxe de séjour
  • Les arguments pour un retour de la taxe de séjour dans le budget de l'Office

JOUR 2
Mesurer l'activité de l'OT
  • La distinction Charges/Produits
  • La formation du résultat
  • L'analyse des marges de l'OT par les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG)
  • La mise en couleurs du Compte de Résultat
  • Travaux pratiques : diagnostic de l'activité d'un OT régional
Evaluer le patrimoine de l'OT
  • La distinction Actif/Passif
  • La présentation d'un Bilan Fonctionnel
  • La mesure de la solvabilité et de la liquidité
  • La présentation des ratios de bilans significatifs : mise en couleurs du Bilan
La construction d'un diagnostic financier « flash »
  • Les données élémentaires à intégrer
  • Les leviers d'amélioration des résultats
  • Les clignotants d'alerte : détecter les signaux avant coureurs de difficultés au travers de postes clés
  • Le diagnostic financier de l'OT
  • Travaux pratiques : préparation de la journée 2 avec construction d'un diagnostic flash/Directeur/trice.

DOT 5 :
Gestion et optimisation du temps, des priorités et des plannings
Durée : 2 jours - Dates : 1 et 2 Février 2021 à Aix-en-Provence

Les enjeux de la gestion du temps
Les causes de nos débordements

  • L'excès de programmation : ses bénéfices secondaires
  • Avoir le temps ou le prendre : le concept d'investissement temps
  • Les voleurs de temps : portes ouvertes, téléphone etc.
  • Savoir anticiper et évaluer le temps de nos activités
  • Apprendre à dire non
  • Les ordres intérieurs selon l'analyse Transactionnelle
Apprendre à se fixer de bons objectifs
  • Qu'est ce qu'un bon objectif ?
  • La notion d'objectif S.M.A.R.T.
  • La technique de la fragmentation
L'important et l'urgent
  • L'analyse du temps professionnel
  • Apprendre à ordonner et à hiérarchiser nos priorités selon nos critères (plaisir, urgence, importance...)
  • La hiérarchisation des tâches
Les outils de la gestion du temps
  • Apprendre à faire un plan de journée en 4 étapes : la do list, l'évaluation temporelle de chaque tâche, la priorisation (l'important et l'urgent), la planification
  • Rajouter les imprévus dans le Capital Temps maîtrisé (CTM)
  • Principe de regroupement des tâches
  • Les alternatives si manque de temps : annuler, reporter, déléguer…
  • Apprendre à travailler en équipe
  • Anticiper les bonnes chaînes causales
  • Éliminer les doublons et les actions inachevées
  • Savoir déléguer
  • Apprendre à travailler en équipe
Public visé
Direction actuelle ou future, Responsables, Assistants de Direction, Elus des Offices de Tourisme
Prérequis
Aucun
Modalités pédagogiques
  • Alternance de méthodes affirmatives et actives
  • Alternance d'apports théoriques et d'exemples appliqués au contexte des Offices de Tourisme
  • Travail sur le dossier de chaque participant
  • Ateliers et échange de bonnes pratiques entre participants
  • Etudes de cas (théoriques et réelles)
  • Mises en situation
  • Visio-conférence

Nous sommes convaincus qu'une formation est efficace lorsque ses contenus ont pu être mis en place rapidement « sur le terrain » par les apprenant.e.s. Nous avons donc décidé sur ce parcours DOT de vous proposer sur demande un coaching entre les séances DOT 2 et DOT 3 et entre DOT 4 et DOT 5 afin de vous accompagner dans la mise en oeuvre de la formation sur votre poste de travail. Ce suivi prend la forme d'un coaching individuel et sera effectué à distance (téléphone ou Zoom). Sera mise en place une fiche de suivi personnalisée. Celle-ci intégrera dans un calendrier tutoral, les objectifs à atteindre, les difficultés rencontrées et les solutions partagées.

Moyens et supports pédagogiques
Support Powerpoint et des outils méthodologiques
Fiche de suivi personnalisée

 
Modalités d'évaluation et de suivi
Évaluations formatives
Bilan de satisfaction à chaud
Bilan de l'atteinte des objectifs à froid

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